编者按：邮寄工作流程目前已经在自动化、生产力和工作效率等方面达到了一个新的高度。

当今的商业节奏已经快到了令人吃惊的地步。互联网、手机、掌上电脑和其他数字技术使人们能够以最快的速度访问到各种信息。这样一来，人们对信息的采集、使用和存储速度也就产生了更高的期望。

印刷业是最能体会到客户期望值升高这一事实的产业。他们的生产周期已经被从几周压缩到了几天甚至是几个小时。每一个企业都在承受着巨大的压力，而且摆在他们面前的道路并不平坦。

近年来，很多企业都在倡导无纸化办公，而且有些企业已经在这方面取得了一定的进步，但我们在工作中仍然需要使用大量的纸张，而且这种纸质文件通常是通过企业的邮寄中心来进行发放的。

既然纸张不会那么快被人们所淘汰，那么企业现在面临的最大问题就是如何更改地利用数字邮寄技术和简化邮件的输入和输出流程。

老式邮寄中心往往会消耗大量的人力和财力，而新一代邮寄中心则运行起来更加顺畅，它能通过先进的电子工具，使空间得到更有效的利用；更快地处理和交换数据；为用户提供一个简化的自动化流程；降低印刷生产对环境的影响；并确保信息的安全存储和使用。

内部模式

从一个邮寄中心的基本任务来看，它更像是一个内部印刷厂。邮寄中心需要接收文件；管理内容；对邮件进行分类、存储和折叠；采集数字内容；传播信息；并创建对数字文件的长期保存机制。

尽管一个印刷企业也许只能生产几种类型的产品，比如小册子、名片和营销材料等，但邮寄中心必须要具备对各种形状、各种尺寸和各种用途的邮件进行处理的能力。

EMC公司EMCCaptiva产品的高级营销经理SeanBaird指出：“人们通常是通过数字邮件采集解决方案来为大型企业提供邮件服务的。一个基于事务性文件的处理过程往往要涉及多个环节，其中包括采集文件、分类、提取数据和将数据输送到正确的系统和流程中去。人们在对文件进行扫描之前，需要做大量的准备工作，比如说对文件进行分类、插入独立页面或给文件贴上条形码等。”

Datacap公司的营销经理DavidJenness也同意SeanBaird的看法，他说：“从本质上来说，一个数字邮寄中心肯定要接触到各种类型的文件。”Datacap公司是新型DatacapWordfire软件的开发商，这款软件能通过文字分析对文件进行自动分类。DavidJenness说：“在对混合文件进行扫描的时候，操作人员需要用一种有效而准确的方法来识别文件。比如说，内部文件的处理方式肯定与普通文件不同，而且有些文件需要被发送到不同的部门，并具有不同的法律要求。”

“大型数字化邮寄中心目前普遍采用的一个方法是对文件进行手工分类，并在扫描之前把独立的页面添加进去，”Jenness继续说到：“在数字邮寄中心里，这可能要用到很多劳动力，并花费大量的成本。DatacapWordfire能让人们一次性扫描各种类型的文件，而且还能通过识别和比较页面上的字体确定文件的类型。”